Polacy to mistrzowie multitaskingu. W pogoni za efektywnością i coraz lepszymi zawodowymi wynikami chcemy robić coraz więcej i to w jak najkrótszym czasie. Polskie organizacje pielęgnują kult wielozadaniowca, jako pracownika idealnego, który dostarcza efekty swojej pracy sprawnie, szybko i w jak najlepszej jakości. Tymczasem najnowsze badania alarmują: Nieustanne przełączanie się pomiędzy zadaniami powoduje co najmniej 40 proc. utratę wydajności, a zdolności poznawcze spadają z poziomu studenta Uniwersytetu do poziomu ośmiolatka. Wskutek ciągłej wielozadaniowości, wspieranej przez pełne bodźców środowisko pracy oraz naszej własnej potrzeby zajmowania się kilkoma rzeczami na raz, możemy tracić nawet 28 proc. czasu dnia pracy. Ile kosztuje to polskie firmy? Jak odbija się na pracownikach? Z najpoważniejszym zabójcą efektywności w pracy – wielozadaniowością – rozprawia się Małgorzata Czernecka, psycholog i ekspert ds. efektywności.
Mało która organizacja zdaje sobie sprawę z czynników, które mają bezpośredni wpływ na obniżenie efektywności pracy zespołów. Ale już negatywne efekty spadku wydajności stają się dla firm coraz bardziej wyraźne i namacalne. Także z biznesowego punktu widzenia. W ciągu jednego dnia pracy, w którym wykonywane zadania są przerywane, np. 10 razy pracownik traci minimum dwie godziny efektywnej pracy! Dlaczego tak się dzieje? Odpowiedź tkwi w specyfice pracy naszego mózgu. Jeśli nieustannie przełączamy się z zadania na zadanie to za każdym razem tracimy od 10 do 25 minut – jest to czas, który nasz mózg potrzebuje by ponownie skupić się na poprzednio wykonywanej czynności. Rodzi się zatem pytanie – na ile pracujemy w pełni efektywnie, koncentrując się na zadaniach, które przed nami stoją, a na ile nie jesteśmy już w stanie świadomie kierować naszą uwagą i zwracamy ją tam, gdzie coś nas zainteresuje?
Przeprowadź audyt energetyczny
Dobrym pomysłem jest zrealizowanie audytu energetycznego pracowników, szczególnie w obszarze umysłu i sprawdzić ile nasza firma na tym traci. Jeśli w 6 – osobowym zespole każdy z pracowników doświadcza 10 rozproszeń w ciągu jednego dnia, to organizacja traci ok. 12 godzin efektywnej pracy. Warto pomnożyć uzyskany wynik przez średnią stawkę godzinową pracowników. Otrzymaną liczbę możemy potraktować jak konkretną informację, ile dziennie kosztuje nieustanne dzielenie uwagi między różnymi zadaniami. Praca w środowisku bombardowanym wieloma bodźcami nie jest niestety efektywna. A to przekłada się nie tylko na osiągane przez pracowników wyniki, ale również straty liczone w jednostce czasu pracy.
Wyzwanie to utrzymanie efektywności
Duże, jak i te mniejsze organizacje chętnie inwestują w rozwój umiejętności i wiedzy swoich pracowników. Nadal jednak brakuje polskim firmom świadomości, że dotarliśmy do punktu, w którym doskonałe kompetencje i doświadczenie kadry to za mało. Wyzwaniem w dzisiejszych czasach jest budowanie i utrzymywanie wysokiej efektywności, która pozwala pracownikom wykonywać większą ilość pracy, w krótszym czasie i to na możliwie najwyższym poziomie skuteczności i jakości.
W Stanach Zjednoczonych i krajach Europy Zachodniej promowane jest zupełnie nowe podejście do zarządzania, oparte na naukowych i medycznych przesłankach, które jasno precyzuje, jaki sposób pracy jest najefektywniejszy dla ludzi w świecie zdominowanym przez nowe technologie. Może warto porzucić dotychczasowe myślenie o zarządzaniu sobą w czasie i czerpać z doświadczeń i dobrych praktyk najprężniej rozwijających się organizacji?
Jakie zmiany wdrożyć w pierwszej kolejności?
Dobrym pomysłem jest wprowadzenie do organizacji od samego rana godzin pracy w ciszy, np. od godziny 8:00 do 10:00. To może być czas przeznaczony na pracę nad zadaniami o strategicznym lub kluczowym znaczeniu, na pracę kreatywną, wymagającą dużego poziomu skupienia. Firma nie powinna wtedy organizować spotkań (chyba, że o znaczeniu strategicznym), ani obligować do bezwzględnego odbierania maili i telefonów (poza stanowiskami, które na tym bazują np. obsługa klienta).
Czas pracy
Kolejnym dobrym pomysłem jest wprowadzenie do firm standardu zarządzania spływającymi wiadomościami mailowymi. Coraz więcej firm wprowadza konkretne okienka czasowe, w których pracownicy mogą odbierać maile np. w określonych godzinach trzy razy w ciągu dnia. Jeśli ze względu na specyfikę pracy nie jest to możliwe, można wprowadzić inne rozwiązania, bazujące na pracy w interwałach czasowych, bez sprawdzania poczty mailowej np. przez 60 minut, a następnie odbierania i odpowiadania na maile przez kolejne 20 minut. Ważne jest, by stworzyć w biurze kulturę odpoczynku – tak różną, jak różni są ludzie i zadania, które wykonują. Mogą być to np. pokoje ciszy, możliwość wychodzenia na krótki spacer w ciągu dnia lub zupełnie odwrotnie – wykreowania miejsca, gdzie można oderwać się od pracy, spotykając się ze współpracownikami w nieformalnej przestrzeni np. kawiarnianej. Przerwy od zadań powinny odbywać się co maksymalnie 90 minut, tylko wtedy pracownicy mają realną szansę na skuteczną i efektywną pracę np. w godzinach popołudniowych.
Wszystko czyli nic
Badania zrealizowane przez Human Power wśród pracowników polskich firm jasno pokazują, że nadszedł czas obalania mitu, promowanego w organizacjach od wielu lat, że najlepsi pracownicy to ci, którzy wykonują kilka zadań jednocześnie, pracują bez przerw i chętnie zabierają pracę do domu. Taki styl działania jest zupełnie nieefektywny – nie dostrzegamy w nim szczegółów, niuansów, za to uogólniamy, pracujemy na ilość nie na jakość, trudniej zapamiętujemy nowe informacje.
Czy tego chcemy czy nie wielozadaniowość jest niezgodna z naszą biologią i warto się z nią rozprawić raz na zawsze, biorąc pod uwagę tempo dzisiejszego świata, w którym żyjemy. Jeśli chcemy, by nasza organizacja pracowała na wysokim poziomie efektywności, musimy całkowicie zmienić swoje podejście do zarządzania i zrezygnować z multizadaniowości i kultury wspierającej nieustanne rozpraszanie uwagi.
