Mityczny „klucz do sukcesu” to w przypadku właścicieli firm w zasadzie cały pęk kluczy, z których każdy otwiera bardzo ważne drzwi na drodze do rozwoju organizacji. Jedne z nich mają na froncie plakietkę „zarządzanie zespołem”; jeśli przechodząc przez nie wybierze się właściwą ścieżkę, to trasa do firmowego sukcesu nieco się skraca. Zmotywowany, chętny do pracy, zadowolony i zintegrowany zespół pracowników jest bowiem jednym z najważniejszych elementów działania całej firmy – to w końcu oni, a nie same towary czy usługi oraz zarząd, ją tworzą. Bardzo ciekawą do obrania ścieżką jest tutaj metoda zarządzania przez cele. Na czym polega i jak ją wprowadzić? Wyjaśniamy!
Na czym polega zarządzanie przez cele? Co to jest?
Metoda zarządzania przez cele jest znana na całym świecie, a w publikacjach czy rozmowach na jej temat występuje często pod skrótem MBO – od angielskiego „management by objectives”. W Polsce można również spotkać jego spolszczoną wersję, czyli ZPC – od zarządzanie przez cele. Polega na określeniu konkretnych celów dla podwładnych (założeń, zadań, wyników dziennych czy okresowych etc.) o umiarkowanym stopniu trudności ich realizacji.
Bardzo istotnym elementem zarządzania przez cele jest wspomniany „umiarkowany stopień” ich skomplikowania. Założenia stawiane przed pracownikiem, bez względu na zajmowane przez niego stanowisko, nie powinny być zbyt trudne. Jeśli dążenie do realizacji celu będzie wymagało od podwładnego pracy ponad jego siły lub możliwości, to cały proces przyniesie skutek odwrotny do zamierzonego – będzie demotywować i powodować wzrost stresu, a nawet wypalenie zawodowe.
Drugą równie ważną kwestią jest zapewnienie pracownikom swobody w wyborze drogi realizacji wyznaczonego im celu. Wystarczy postawienie mniej lub bardziej precyzyjnych wytycznych, zależnie od skomplikowania zadania (np. związanych z wymogami RODO czy wewnętrzną polityką firmy), by zatrudniony mógł samodzielnie i bezstresowo dążyć do jego ukończenia. Podlegają jednak kontroli przełożonych – odbywającej się gdzieś z boku, czyli bez „patrzenia na ręce” w trakcie pracy. Bieżąca ocena stopnia realizacji celu może mieć miejsce np. podczas tygodniowego spotkania indywidualnego czy obserwowania postępów w firmowym systemie komputerowym.
Metoda zarządzania przez cele – korzyści dla całej firmy
Sensem zarządzenia przez cele jest poprawienie efektywności pracy podwładnych, motywowanie ich do wykonywania zadań oraz zwiększenie ich zadowolenia. A to niesie oczywiście pozytywny wpływ na funkcjonowanie całej firmy. Dlatego też wielu przełożonych decyduje się na wprowadzenie wewnętrznego systemu nagród, które pracownicy otrzymują po realizacji postawionego im celu. Zatrudnieni czują się wówczas jeszcze bardziej docenieni i zauważeni, a także dodatkowo zmotywowani do osiągania dalszych zawodowych sukcesów. Oczywiście pod warunkiem, że nagrody są przyznawane zgodnie z założeniami metody ZPC – powinny być dopasowane do ich indywidualnych potrzeb oraz skomplikowania zrealizowanego celu.
Na poprawę samopoczucia pracowników oraz zaangażowania w pracę wpływa również sama metoda zarządzania przez cele. Zatrudnieni widzą sens tego, co robią na co dzień oraz znaczenie ich obowiązków dla całej organizacji. Idea zarządzania przez cele zakłada bowiem, że założenia stawiane przed pracownikami będą konkretne, mające realny wpływ na płynne działanie firmy (w mniejszym lub większym stopniu), dostosowane do możliwości danej osoby oraz omówione z przydzielonym zatrudnionym i przez niego zaakceptowane.
Wpływ zarządzania przez cele na zespół kierowniczy
ZPC niesie za sobą jeszcze jedną dużą, bardzo istotną korzyść. Wpływa bowiem nie tylko na zwiększenie efektywności pracy zatrudnionych oraz ich satysfakcję, ale również kieruje przełożonych na jedną wspólną ścieżkę – sprawia, że strzelają do jednej bramki. Częstym problemem firm jest nadmierne skupianie się kierowników na wynikach osiąganych przez podległy im zespół, „by prezes był zadowolony”, „by wypadły dobrze w prezentacji miesięcznej”, etc. Przełożeni zapominają, że każdy dział i wszystkie zespoły są równie istotne oraz, przede wszystkim, mają jeden wspólny cel strategiczny.
W wyniku zarządzania przez cele poprawie ulega zatem nie tylko wydajność pracy zatrudnionych, ale również kierownictwa. W większym stopniu skupiają się na poszczególnych pracownikach, a tym samym z zaangażowaniem i bardziej efektywnie budują mocny zespół. Przełożeni uczą się również sprawdzać efekty pracy, a nie sposób realizacji celu (oczywiście pod warunkiem, że jest zgodny z wymogami RODO, BHP itp.), co często przekłada się na polepszenie stosunków z podwładnymi, którzy czują, że kierownik ma do nich zaufanie.
Jak ustalać cele firmy?
Prawidłowe definiowanie celów dla poszczególnych wydziałów, działów, zespołów oraz osób, ma ogromny wpływ na powodzenie ich realizacji. Jeśli zostaną określone w sposób nieodpowiadający kompetencjom danych pracowników, będą zbyt ogólne albo niemające rzeczywistego wpływu na działanie firmy lub jej odbiór, to cała praca przełożonych oraz podwładnych po prostu pójdzie na marne. Założenia zarządzania przez cele w ogromnej mierze pokrywają się z metodą SMART, czyli prostym narzędziem do dobrego formułowania celów. Jej nazwa jest akronimem, na który składają się pierwsze litery angielskich nazw cech, jakie powinien mieć wyznaczony cel:
Specific, czyli sprecyzowany – każdy cel, czy to stawiany przez prezesa całemu zespołowi, czy przez bezpośredniego przełożonego poszczególnym pracownikom, musi być maksymalnie konkretny. Wówczas ryzyko popełnienia błędu podczas jego realizacji lub błędnego zrozumienia założenia zostaje ograniczone do minimum.
Measurable, czyli mierzalny – zarządzanie przez cele zakłada regularną ocenę postępów pracownika, zgadza się zatem z drugim punktem metody SMART. Założenia powinny zostać określone w taki sposób, by dało się ustalić stopień ich realizacji; np. „pozyskałeś dotychczas 6 na 10 ustalonych leadów”.
Attractive/achievable, czyli atrakcyjny/osiągalny – cel musi być dla pracownika atrakcyjny i możliwy do wykonania, a tym samym motywujący. W kwestii atrakcyjności sprawdza się zatem np. włączenie systemu nagród.
Realistic/relevant, czyli realistyczny/istotny – założenia stawiane przed podwładnym muszą być również dostosowane do jego indywidualnych możliwości, sił, umiejętności oraz kompetencji. Dodatkowo ważne jest, by pracownik poznał sens realizacji danego celu; wiedział, po co próbuje go osiągnąć i jakie ma on znaczenie dla całej organizacji. Ten element wymaga właściwego podejścia przełożonego, nadmierne podkreślanie poziomu „ważności” danego celu może bowiem wywołać u pracownika niepotrzebny stres.
Time-bound, czyli określony w czasie – zadania powinny mieć sprecyzowany albo chociaż przybliżony czas ich realizacji. Nawet najbardziej konkretny i najlepiej dopasowany do kompetencji pracownika cel może nie zostać osiągnięty w pełni efektywnie, jeśli podwładny nie będzie wiedział, jaki jest jego deadline.
Wybór metody definiowania celów to jednak dopiero początek wdrażania całego systemu do firmy. Na organizację czekają dodatkowe wyzwania – określenie tych celów oraz cała strona logistyczna. W tej kwestii pomocne są dwa narzędzia biznesowe: kaskadowanie celów oraz system HRM tomHRM.
Na czym polega kaskadowanie w zarządzaniu przez cele?
Kaskadowanie celów polega na definiowaniu ich w sposób zależny od głównego celu strategicznego firmy, osobno dla każdego elementu struktury organizacyjnej. Nazwa procesu pochodzi od wodospadu kaskadowego, czyli składającego się z różnych stopni skalnych przypominających schody. Woda spływająca z najwyższego stopnia dzieli się na węższe strużki, przy czym wszystkie razem spływają do tego samego zbiornika wodnego.
Idealnie obrazuje to dążenie do realizacji celów metodą kaskadową: zarząd wyznacza główny cel strategiczny firmy. Na jego podstawie zostają ustalone bardziej konkretne cele poszczególnych działów, które mają pomóc w realizacji tego głównego. Następnie (zależnie od struktury organizacyjnej) dzielą się na jeszcze lepiej sprecyzowane cele oddziałów, te na cele zespołów – i tak dalej, aż do jednostek.
tomHRM w roli asystenta w zarządzaniu przez cele
Aplikacja „cele”, która jest jednym z narzędzi do wyboru w ramach systemu HRM tomHRM, daje przełożonym i pracownikom dostęp do licznych funkcji ułatwiających definiowanie, wyznaczanie i aktualizowanie postępów celów. Obejmuje ich kaskadowanie, umożliwia zatem rozdzielanie celów zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy, tak, by wszystkie dążyły do realizacji tego głównego – strategicznego.
Osoby korzystające z systemu tomHRM mogą również przypisywać oczekiwane rezultaty do zdefiniowanych celów. Dzięki temu nikt z zaangażowanych w proces ich realizacji nie ma wątpliwości, czego oczekuje się po osiągnięciu danego celu. A przełożeni, którzy przydzielili różne zadania różnym pracownikom, nie muszą pamiętać wytycznych każdego z nich.
tomHRM umożliwia również bieżące monitorowanie postępów, a tym samym ich łatwiejszą analizę. Gdy pracownik oznaczy któreś z zadań będących częścią jego celu jako wykonane, to postęp automatycznie zaktualizuje się w systemie. Co więcej, przełożeni mogą generować i eksportować precyzyjne raporty kilkoma kliknięciami.
Ciekawymi opcjami jest także dodawanie komentarzy (np. do zrealizowanych zadań) oraz przesyłanie informacji zwrotnej przez system. Dzięki nim nie trzeba każdego dnia organizować spotkań indywidualnych ze wszystkimi członkami zespołu, by na bieżąco korygować popełniane błędy czy dawać podpowiedzi dotyczące sprawniejszego lub łatwiejszego realizowania celu. Zamiast tego wystarczą spotkania 1 na 1 np. raz w tygodniu czy miesiącu, które też zaplanuje się w systemie HRM. Dzięki integracji z kalendarzami Google czy Outlook, spotkanie zostanie automatycznie naniesione do wirtualnego kalendarza pracownika.
System tomHRM można zatem nazwać niezwykle wszechstronnym asystentem przełożonych w zarządzaniu przez cele. Automatyzuje wiele czasochłonnych, powtarzalnych zadań i ułatwia skuteczną organizację całego procesu, dzięki czemu kierownicy mogą w większym stopniu skupić się na pomocy pracownikom oraz efektywnym realizowaniu celu strategicznego firmy.
