Zorganizowanie udanej konferencji powinno być dla Ciebie doskonałą okazją do zaprezentowania swojej marki przed potencjalnymi klientami lub partnerami. Branża eventowa przeżywa rozkwit po pandemii. Konferencje mają jednak kilka unikalnych wyzwań, które odróżniają je od innych formatów wydarzeń. Aby pomóc Państwu w zorganizowaniu udanej konferencji, przedstawiliśmy poniżej pięć ważnych wskazówek, o których warto pamiętać chcąc zorganizować konferencję.
Zaplanuj swoje wydarzenie
Jeśli zamierzasz wydać sporą sumę pieniędzy na organizację wydarzenia, powinieneś dobrze przemyśłęć każdy aspekt takiego przedsięwzięcia. Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zorganizowana przez ciebie konferencja okazała się sukcesem zarówno merytorycznym, jak i organizacyjnym.
Po pierwsze, jasno określ swoje cele. Co masz nadzieję wynieść z tego wydarzenia? Co chcesz, aby uczestnicy wynieśli z niego? Co chcesz, aby w wyniku tego wydarzenia wydarzyło się w branży lub na rynku? To pomoże Ci określić, jakie tematy należy poruszyć, kogo zaprosić.
Następnie rozważ swoją grupę docelową. Kto najprawdopodobniej weźmie udział w wydarzeniu? Jakie są ich zainteresowania, obawy i problemy? Co możesz zrobić, aby uczynić wydarzenie bardziej atrakcyjnym dla tych osób? Czy jest coś, co możesz zrobić, aby uczynić je bardziej dostępnym lub łatwiejszym do wzięcia udziału?
Znajdź odpowiednie miejsce i prelegentów
Konferencja to coś więcej zwykły reklamowy event z kilkoma prelegentami. Ważne jest, aby wybrać odpowiednie miejsce oraz szanowanych i znanych w branży prelegentów.
Decydując się na miejsce konferencji, powinieneś wziąć pod uwagę następujące czynniki:
Liczebność – warto wybrać miejsce, które może pomieścić liczbę osób, których spodziewasz się na wydarzeniu, ale jednocześnie takie które nie będzie za duże jak na tę okoliczność.
Rodzaj miejsca – Zastanów się nad rodzajem miejsca, w którym chcesz zorganizować swoją imprezę. Czy najlepszym miejscem będzie sala konferencyjna w luksusowym hotelu czy też uniwersytet lub biblioteka?
Lokalizacja – Gdzie najlepiej zorganizować imprezę? Czy są jakieś względy związane z koniecznością przylotu prelegentów lub organizacją wydarzenia w konkretnym mieście?
Budżet – Ile jesteś w stanie wydać na organizację wydarzenia? Czy istnieje miejsce, które spełnia Twoje oczekiwania, ale mieści się w Twoim budżecie? Jeśli chcesz, aby konferencja była wartościowym doświadczeniem dla uczestników musisz wybrać najlepszych, znanych prelegentów, których wynagrodzenia również musisz ująć w budżecie.
Stwórz wspaniałe doświadczenie dla swoich gości
Organizacja wydarzenia może być ogromnym przedsięwzięciem, więc chcesz zapewnić swoim gościom niezapomniane wrażenia. Zaopatrz sale konferencyjne w odpowiednią ilość jedzenia i napojów, które odpowiadają Twoim gościom i ich potrzebom. Rozważ takie opcje jak utworzenie salonu VIP lub zorganizowanie bankietu lub kolacji z prelegentami.
Zadbaj o otoczenie i noclegi. W takim wydarzeniu jak konferencja nie tylko sale konferencyjne i przygotowanie są ważne ale również inne elementy infrastruktury. Należy zadbać o wygodne i ładne miejsca noclegowe, restaurację na odpowiednim poziomie, czy nawet możliwość skorzystania ze SPA, basenu, sauny czy masażu. Również okolica w której organizowane jest wydarzenie jest ważna. Park, ogród czy kawiarnia dostepna dla gości biorących udział w konferencji mogą zadecydować o jej atrakcyjności.
Wykorzystaj technologie cyfrowe do zaangażowania ludzi przed i po wydarzeniu
Jest wiele rzeczy, które dzieją się przed i po wydarzeniu, a to jest czas, aby wykorzystać markę swojej konferencji i zaangażować publiczność. Zastanów się, co możesz zrobić przed wydarzeniem, aby zbudować emocje i zachęcić ludzi do wzięcia udziału w konferencji. Czy istnieje sposób, aby zaangażować uczestników w proces planowania? Co możesz zrobić, aby wzbudzić zainteresowanie prelegentów? Możesz również stworzyć stronę docelową lub stronę internetową do zbierania adresów e-mail, aby móc komunikować się z uczestnikami i zachęcać ich do udziału w wydarzeniu.
Po zakończeniu wydarzenia możesz nadal angażować swoich odbiorców, publikując zdjęcia i filmy z wydarzenia oraz zbierając opinie poprzez ankiety.
Wnioski
Aby organizowana przez ciebie konferencja zakończyła się sukcesem, należy ją starannie zaplanować, znaleźć odpowiednie miejsce i utalentowanych mówców, oraz wykorzystać technologię cyfrową do zaangażowania ludzi przed i po wydarzeniu. Wtedy wydarzenie będzie udane i dochodowe dla Ciebie jak i stanowiło będzie wartościowe doświadczenie dla uczestników.
