Ocena trudności zarządzania projektem to procedura niezbędna przed jego rozpoczęciem. Pozwala zapobiec niepotrzebnym problemom i niedogodnościom podczas jego realizacji. Gdy istnieje taka możliwość, jest również podstawą określenia, czy danego projektu w ogóle się podjąć. Tworzy także szanse na zaplanowanie odpowiednich działań czy zapewnienie niezbędnych narzędzi, finalnie zwiększając szanse na sukces projektu. Jakie czynniki wziąć pod uwagę przy tej analizie? Od czego zależy trudność zarządzania projektami?
Cel projektu
Niejasne lub skomplikowane cele projektu są jednym z głównych czynników, wpływających na trudność zarządzania nim. Brak możliwości wyznaczenia konkretnego kierunku, czy też monitorowania postępu, znacznie utrudnia całe zadanie. Nierzadko prowadzi również na manowce, gdy ostateczny efekt nie jest w ogóle zgodny z oczekiwaniami zlecającego. Z kolei ambitny projekt, posiadający wiele wzajemnie powiązanych, wymagających podcelów, jest zwyczajnie bardziej narażony na porażkę. Dodatkową trudność, może sprawiać koordynowanie poszczególnych zadań, by ostatecznie “osiągnąć niemożliwe”.
Potencjał zespołu
Poziom zdolności poszczególnych ludzi przydzielonych do wykonywania projektu, a także ich działanie jako zespół, może być zarówno ogromną pomocą dla lidera, jak i jego największym problemem. Jeśli grupa jest dobrze przygotowana do konkretnych zadań, posiada odpowiednie kwalifikacje i potrafi pracować wspólnie, można oczekiwać, że projekt będzie realizowany w sposób efektywny i sprawny. Natomiast niekompetentny zespół, na dodatek niepotrafiący współpracować, prowadzi do trudności i opóźnień. Chociaż zarządzanie projektami to zadanie samodzielne, jego wykonywanie zawsze jest bezpośrednio powiązane z innymi ludźmi – nie powinno się o tym zapominać.
Dostępny czas
Przy ocenie trudności zarządzania projektem, warto wziąć pod uwagę również dostępny czas. Najczęściej będzie on rozumiany jako bliskość tak zwanego deadlinu (czyli; jak szybko dane zadanie musi zostać ukończone). Odległy termin pozwala na spokojne przygotowania, a następnie konsekwentne realizowanie planu. Zarządzający ma wówczas czas na przetestowanie różnych rozwiązań i ewentualną korektę błędów. Z kolei działanie pod presją czasu, wymaga ciągłego poszukiwania drogi na skróty i zwiększa stres związany z danym projektem.
Zewnętrzne przeszkody
Trudność zarządzania projektem zależy również od zewnętrznych, obiektywnych przeszkód. Niektóre z nich mogą być znane od początku; inne pojawiają się niespodziewanie. Niezależnie od rodzaju, wymuszają dostosowanie się do nowych warunków i zmianę dotychczasowych metod pracy. Do przeszkód takich zalicza się, chociażby niewystarczające finansowanie, względnie; odcięcie środków na dany projekt. Inne, mogące pojawić się trudności, to na przykład zmiany regulacyjne czy nagłe odejścia członków zespołu projektowego.
Dzięki uwzględnieniu omawianych czynników, analiza trudności zarządzania projektem może być pełna, a dzięki temu; efektywna. Warto pamiętać, że w miarę postępów prac, wymaga ona rewidowania. Każdy projekt posiada swoją dynamikę, a wraz z nią zwiększają lub zmniejszają się zadania, ciążące na barkach lidera.
