Program konferencji firmowej zwykle powstaje w dwóch etapach i przez dwie różne osoby. Najpierw ktoś układa część merytoryczną: prelekcje, panel, warsztaty, przerwy kawowe. Potem ktoś inny dopisuje na dole punkt „wieczór integracyjny” i dopiero wtedy zaczyna się szukanie miejsca, catering, transport i cała reszta. Efekt jest przewidywalny. Część dzienna wypada sprawnie, a wieczorna rozjeżdża się logistycznie, bo została doklejona do wydarzenia zamiast być jego przedłużeniem. Tymczasem to właśnie wieczór najczęściej zostaje uczestnikom w pamięci i to przy stole zawiązują się kontakty, o które chodziło w całym przedsięwzięciu.
Przewożenie gości kosztuje więcej, niż widać w budżecie
Rozdzielenie części merytorycznej i integracyjnej na dwie lokalizacje wygląda w kosztorysie niewinnie: dochodzi pozycja za autokar albo za transfer taksówkami. Realny koszt jest jednak inny i płaci się go frekwencją.
Między zakończeniem ostatniego panelu a rozpoczęciem kolacji powstaje luka. Trzeba zebrać ludzi, policzyć, poczekać na spóźnionych, przejechać przez miasto, znaleźć salę, zostawić okrycia. W praktyce to godzina do półtorej martwego czasu, w trakcie którego wydarzenie traci energię. Część uczestników wykorzystuje tę przerwę na to, żeby wrócić do hotelu i już nie wyjść. Inni odbierają telefony służbowe i mentalnie kończą dzień. Zamiast płynnego przejścia od dyskusji panelowej do rozmowy przy stole dostajemy dwa osobne wydarzenia, z których drugie zaczyna się od nowa i z mniejszym składem.
Do tego dochodzi kwestia rzeczy uczestników. Materiały konferencyjne, laptopy, walizki prelegentów przyjeżdżających z innych miast, wszystko to trzeba gdzieś zdeponować albo wozić ze sobą przez cały wieczór. Organizatorzy, którzy przeszli przez to raz, przy kolejnej edycji szukają już obiektu obsługującego całość pod jednym adresem.
Jedno miejsce, dwa tryby pracy
Warunkiem powodzenia takiego scenariusza jest obiekt, który potrafi zmienić funkcję w ciągu kilkudziesięciu minut. Dobrze zaplanowana sala konferencyjna w Poznaniu powinna nadawać się zarówno do ustawienia teatralnego na prelekcje, jak i do przestawienia na stoły bankietowe, a obok niej musi istnieć zaplecze gastronomiczne zdolne obsłużyć całą grupę bez improwizacji.
W Hotelu Lechicka przy ulicy Lechickiej 101 obie funkcje mieszczą się w jednym budynku. Do dyspozycji jest kilka sal o zróżnicowanej powierzchni, od kameralnych przestrzeni po salę o powierzchni stu sześćdziesięciu metrów kwadratowych, którą można ustawić teatralnie na kilkadziesiąt osób w części merytorycznej, a wieczorem wykorzystać w układzie bankietowym. Mniejsze sale pozostają wtedy wolne jako zaplecze: szatnia, depozyt na materiały, pokój dla prelegentów albo miejsce na równoległe warsztaty.
Część gastronomiczną obsługuje Restauracja Lechicka, przygotowana na wydarzenia do stu dwudziestu osób, oraz Lobby Bar. Ten podział ma znaczenie praktyczne. Kolacja może odbyć się w sali lub w restauracji, a bar naturalnie przejmuje drugą połowę wieczoru, kiedy część uczestników chce już rozmawiać w mniejszych grupach, a nie siedzieć przy dużym stole. To rozwiązuje typowy problem wieczorów firmowych, w których po deserze wszyscy stoją w korytarzu, bo formalna kolacja się skończyła, a nie ma dokąd przejść.
Menu ustala się razem z całą obsługą wydarzenia, łącznie z przerwami kawowymi części dziennej. Warto od razu zgłosić potrzeby dietetyczne uczestników, bo kuchnia obsługuje opcje wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe, ale przy grupie kilkudziesięcioosobowej wymaga to wcześniejszej informacji, a nie ustaleń w trakcie serwisu.
Wieczór, który nie kończy się szukaniem taksówki
Największą zaletą łączenia obu części pod jednym dachem jest jednak to, co dzieje się po dwudziestej drugiej. Jeśli uczestnicy nocują w tym samym obiekcie, znika cała kategoria problemów: nikt nie liczy, czy zdąży na ostatni tramwaj, nikt nie zamawia przejazdów dla dziesięciu osób jadących w różne strony miasta, nikt nie musi rozstrzygać, czy po lampce wina wsiadać za kierownicę. Hotel dysponuje stu osiemdziesięcioma miejscami noclegowymi, co pozwala ulokować na miejscu całą grupę zamiast rozpraszać ją po kilku adresach.
Znaczenie ma też sam dojazd. Obiekt leży poza ścisłym centrum, przy trasie prowadzącej ruch z północy miasta, około sześciu kilometrów od Starego Rynku. Przed budynkiem czeka duży bezpłatny parking, a dodatkowo dostępny jest garaż podziemny z możliwością rezerwacji miejsca. Dla uczestników przyjeżdżających spoza Poznania oznacza to dojazd bez przebijania się przez śródmieście, a dla organizatora brak pozycji „parking” w kosztorysie i brak telefonów od spóźnionych gości krążących wokół strefy płatnego postoju.
Ostatnia rzecz, którą warto zaplanować z wyprzedzeniem, to poranek następnego dnia. Śniadanie po wieczorze integracyjnym bywa najbardziej wartościową częścią całego wydarzenia, bo rozmowy zaczęte przy barze mają wtedy szansę na ciąg dalszy w normalnych warunkach. Wystarczy nie ustawiać wymeldowania na ósmą rano.
