Popraw swoją efektywność, dzięki kilku prostym sposobom

Ileż to razy zdarzyło nam się pomyśleć, że gdyby doba była dłuższa, z pewnością wykonalibyśmy cały plan dnia? To życzeniowe myślenie, choć wynika nierzadko z mnogości wykonywanych przez nas obowiązków, najczęściej ma swoje źródło w nieodpowiedniej organizacji naszego czasu. Zamiast liczyć na to, że coś zmieni się w kwestii czasowego rozszerzenia doby, powinniśmy wcielić w życie starą, dobrą zasadę – „co masz zrobić jutro, zrób dzisiaj”.

Na temat zarządzania czasem przekładającym się na lepszą produktywność pracy napisano wiele ciekawych artykułów, wydano kilka interesujących propozycji książkowych. Poniżej przedstawiam wybrane sposoby zwiększające efektywność naszego działania, które moim zdaniem są warte wcielenia w życie zarówno to zawodowe, jak i codzienne, prywatne.

Kto rano wstaje…

Zacznijmy od rzeczy najprostszej i przez to zapewne nieuświadamianej przez wielu z nas. Chcesz wydłużyć swoją dobę? Zacznij wcześniej wstawać. Ja wiem, że dla niektórych to niełatwy temat, dla innych trywialność, ale to naprawdę jest możliwe do wykonania, a co więcej przekłada się na wymierne rezultaty. Wczesne wstawanie przede wszystkim pomoże Ci się zorientować, czy poranne godziny są dla Ciebie produktywne. Dla niektórych to właśnie ranek jest czasem najbardziej wzmożonego i efektywnego działania, dlatego wolą oni rozpoczynać pracę od wczesnych godzin. Co więcej, wczesne rozpoczynanie dnia pozwala mieć większą kontrolę nad całodobowym planem, ułatwia rozłożenie czynności w czasie, daje poczucie komfortu i bezpieczeństwa – przyjemne jest odczucie, gdy patrzysz na zegarek i mówisz: „jest dopiero 9, a ja już tyle zrobiłem”. Dla tych, których przeraża wizja wstawania o świcie, jest kilka łatwych rozwiązań odczarowujących zaspane i odbierające energię poranki. Chodzi w nich o tworzenie dobrych, dających werwę na cały dzień, rutynowych porannych czynności:

• pamiętaj o zdrowym śniadaniu i ulubionych, porannych ćwiczeniach,
• wieczór wcześniej staraj się przygotować część śniadania lub pomyśl, co zjesz po przebudzeniu, a także posprzątaj w kuchni, dzięki czemu rano zaoszczędzisz sporo czasu,
• wieczór wcześniej przygotuj ubranie na rano,
• nie nastawiaj drzemki w telefonie – wiem, że dla wielu z nas to niewykonalne, ale takie drzemanie bardzo rozleniwia, potrzeba potem dużo więcej czasu na przysłowiowe ogarnięcie się; dobrym pomysłem jest położenie telefonu w drugim kącie pokoju, nie przy łóżku, wtedy będziesz zmuszony, aby wstać zaraz po włączeniu się budzika,
• włącz rano muzykę – radio lub ulubioną płytę. Ulubiona muzyka z samego rana nie tylko pozytywnie nastraja, ale może być także pomocna w odliczaniu porannego czasu. Możesz np. przeznaczyć jedną setlistę na zjedzenie śniadania, inną na poranne ćwiczenia, a wiadomości w radiu na toaletę.

Rób przerwy, czyli metoda Pomodoro

Jedna z moich ulubionych metod wpływających na produktywność działania. Pomodoro to metoda opracowana przez Włocha Francesco Cirillo, a jej nazwa pochodzi od określenia kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Metoda Pomodoro jako metoda zarządzania czasem opiera się na wykonywaniu pracy w określonych przedziałach czasowych z uwzględnieniem krótszych i dłuższych przerw. Twórca tej metody wyszedł z założenia, że ciągła koncentracja nad danym zadaniem zabiera zbyt dużo cennej energii, przekładając się tym samym na znaczny spadek produktywności. Na czym zatem dokładnie polega metoda Pomodoro?

• Pracujesz nad zadaniem przez 25 minut – w zależności od charakteru zadania wykonujesz go w całości lub jedynie w części. W tym czasie pracujesz w pełnym skupieniu, koncentrujesz się tylko nad zadaniem, eliminując wszelkie rozpraszacze. Gdy zakończysz zadanie przed czasem, rozpoczynasz kolejne. 25-minutowy przedział czasu to jedno Pomodoro.
• Po upływie 25 minut robisz 5-minutową przerwę, jest ona obowiązkowa. Wstajesz od komputera, przeciągasz się, robisz kilka przysiadów, wychodzisz na balkon zaczerpnąć świeżego powietrza. To, co zrobisz, zależy od Ciebie, ważne jest to, abyś odciął się od zadania, nie myślał o nim przez moment, odświeżył umysł. Po upływie 5 minut wracasz do pracy i rozpoczynasz kolejne 25-minutowe Pomodoro.
• Pracujesz w takim systemie przez 4 Pomodoro, po tym czasie masz prawo do dłuższej przerwy (20-30 minut).
• Warto przygotować sobie wcześniej listę zadań do wykonania, aby nie układać planu działania w czasie przerw. Korzystając z tej metody, trzeba również zaopatrzyć się w urządzenie odmierzające czas, które po upływie poszczególnych bloków czasowych wyda z siebie alarmujący dźwięk.

Kosz na śmieci – najlepszy przyjaciel człowieka, czyli metoda Inbox Zero

Inbox Zero to metoda polegająca na ciągłym, systematycznym opróżnianiu skrzynki odbiorczej swojej poczty elektronicznej. Każdą przychodzącą wiadomość analizujemy pod kątem pięciu kryteriów, ważne jest, aby robić to w takiej, a nie innej kolejności:

1. usuń – usuwasz te wiadomości, które nie niosą żadnej przydatnej dla Ciebie informacji ani teraz, ani w przyszłości, oraz te, które nie wymagają od Ciebie podjęcia działania, teraz i w przyszłości.
2. oddeleguj – przekazanie wiadomości osobie, do której faktycznie był skierowany e-mail. Zdarza się, że otrzymujemy wiadomości przez pomyłkę i czynność oddelegowania dotyczy właśnie takich sytuacji.
3. wykonaj – jeżeli przeczytanie e-maila, zastanowienie się nad nim, odpowiedź lub wykonanie zawartych w nim instrukcji nie zajmuje dłużej niż dwie minuty, wykonaj zadanie od razu, a następnie usuń wiadomość (jeśli nie przyda Ci się ona już ani teraz, ani w przyszłości) lub ją zarchiwizuj (gdy będziesz chciał wrócić jeszcze do e-maila).
4. odłóż na później – sytuacja odwrotna do punktu nr 3. Jeśli odpowiedź na maila, realizacja jego wytycznych zajmie Ci ponad dwie minuty, odłóż wykonanie zadania na później, wpisz sobie go na listę zadań, a wiadomość usuń (w sytuacji, gdy nie wymaga odpowiedzi lub nie zawiera dodatkowych informacji) lub ją zarchiwizuj (gdy mail będzie w przyszłości potrzebny).
5. zarchiwizuj – to miejsce na te wiadomości, co do których nie masz wątpliwości, że będą Ci jeszcze potrzebne. Archiwum jednak nie powinno być zbyt rozbudowane, dobrze, aby było uporządkowane i, co ważne, systematycznie aktualizowane pod kątem ważności wiadomości.

Metoda Inbox Zero pomaga w utrzymaniu kontroli nad zadaniami i uniemożliwia przeoczenie ważnych e-maili. Ponadto daje motywujące poczucie ładu – świadomość porządku wokół nas ułatwia działanie, zwiększa koncentrację. To analogiczna sytuacja do tej, gdy pracujemy w domu i wiemy, że nasze mieszkanie jest uporządkowane, wówczas o wiele łatwiej możemy skupić się na wykonywanych obowiązkach zawodowych.

Skończ to, co zacząłeś – metoda Get Things Done (GTD)

GTD to w zasadzie już cała metodologia, opracowana przez Davida Allena, amerykańskiego specjalistę do spraw zarządzania czasem i produktywności. Getting Things Done to w dosłownym tłumaczeniu “doprowadzanie spraw do końca”. Metoda jest wykorzystywana z powodzeniem zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, doceniana przez wielu liderów biznesu. Na GTD składa się pięć etapów zarządzania zadaniami:

1. Gromadzenie – zebranie wszystkich zadań, obowiązków, planów i projektów w jednym miejscu, a następnie ich selekcja i stopniowe usuwanie w procesie analizy. Chodzi tu zarówno o przedmioty fizyczne, jak i niezmaterializowane myśli.

2. Analizowanie – na tym etapie zastanawiasz się, czy dana sprawa wymaga od Ciebie podjęcia działania. W zależności od Twojej odpowiedzi podejmujesz względem zadania następujące kroki:

• wyrzucanie do kosza: jeśli dana sprawa nie wiąże się z podejmowaniem żadnego działania – ani teraz, ani w przyszłości,
• archiwizujesz: jeśli dana sprawa nie wymaga podejmowania względem niej czynności, ale sama w sobie zawiera cenne informacje, które wykorzystasz w bliżej nieokreślonym czasie,
• zapisujesz na liście „pewnego dnia/być może”: sprawy, które wymagają od Ciebie podjęcia działania teraz lub w przyszłości. W tym miejscu trzeba powiedzieć o jednej z głównych zasad metody GTD, zasadzie dwóch minut. Jeśli dana czynność zajmie Ci maksymalnie dwie minuty, wykonaj ją od razu. W przeciwnym razie powinna być ona poddana etapowi porządkowania.

3. Porządkowanie – to pogrupowanie zadań względem ważności ich wykonania:

• kolejne działanie: sprawy najpilniejsze, które trzeba wykonać jak najszybciej,
• projekty: składa się na nie więcej zadań, powiązanych ze sobą,
• zadania oczekujące: sprawy wykonywane przez osoby trzecie, to sytuacja, gdy czekasz na odpowiedź od nich,
• kalendarz: zadania z konkretną datą wykonania.

4. Przeglądanie – to systematyczne weryfikowanie utworzonej listy zadań, aktualizowanie informacji, dopisywanie kolejnych działań i usuwanie zakończonych spraw.

5. Realizowanie – wykonywanie zaplanowanej, ale również niezaplanowanej pracy. Realizacja zadań zależy od ilości czasu, aktualnej sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy, naszej energii oraz priorytetów, jakie przedsięwzięliśmy.

Głównym założeniem metody GTD jest wykonywanie prostych czynności od razu. Ważne jest jednak także i to, aby realizować pilne sprawy tak szybko, jak to tylko możliwe. Doskonale wiemy, że kończąc wpierw trudne zadania, zdecydowanie łatwiej jest wykonać pozostałe, niewymagające od nas takiego wysiłku obowiązki.

Pozostałe metody: praca zdalna, nowoczesne narzędzia, łączenie czynności

Poza wspomnianymi technikami, które doczekały się już swoich opracowań i licznych praktyków-zwolenników, warto wspomnieć jeszcze o innych sposobach zwiększających efektywność naszych działań.

Tryb mieszany, czyli łączenie pracy stacjonarnej z pracą zdalną

Nie każdy lubi pracować w domu, nie każdy ma do tego warunki. Praca zdalna, wbrew pozorom, nie jest łatwa. Potrzeba dużej samokontroli i dyscypliny, aby potraktować dom jako miejsce pracy. Jednak gdy opracujemy korzystny dla siebie model działania, to praca zdalna może być dla nas bardzo dużym ułatwieniem. Praca zdalna, jak żadna inna, pozwala na produktywne wykonywanie obowiązków. Elastyczny czas pracy, możliwość realizacji zadań o dowolnej porze dnia lub nawet w nocy sprawiają, że możemy wybrać te momenty, w jakich czujemy się najbardziej produktywni, a to przełoży się, oczywiście, na jakość naszej pracy. Z kolei dni pracy stacjonarnej pozwolą na ułożenie dalszego planu działania i urozmaicą nieco nasze samotne wykonywanie obowiązków.

Nowoczesne narzędzia

Jakość pracy i efektywność naszego działania w znaczny sposób ułatwiają dziś łatwo dostępne, nowoczesne narzędzia. Liczne aplikacje internetowe pomagają w planowaniu dni, tygodni czy nawet miesięcy, organizacji zadań zgodnie z naszymi priorytetami oraz w realizacji obowiązków.

 Łączenie czynności

Jeśli to tylko możliwe, łącz ze sobą czynności, masz przecież dwie ręce i kilka zmysłów. Ćwicząc, możesz przeglądać kalendarz spotkań lub słuchać ulubionych podcastów czy audiobooków. Wiele codziennych czynności może być ze sobą łączonych, w ten sposób oszczędzasz czas, łączysz przyjemne z pożytecznym i możesz wykonywać ulubione czynności, na które nie udawało Ci się do tej pory znaleźć czasu. A jednak!

Warto poświęcić nieco więcej uwagi metodom zwiększającym produktywność działania. Chodzi bowiem nie tylko o czas, jaki poświęcamy pracy zawodowej, ale również naszym codziennym obowiązkom. To kwestia szczególnie ważna dziś, gdy tak powszechnym stało się utyskiwanie na brak czasu i szybkie tempo życia. Znając kilka metod wspomagających efektywne działanie, możemy wybrać tę, która najbardziej odpowiada naszym potrzebom.