Wszędzie czyha na nas nadmiar nie tylko informacji, ale i obowiązków… a czasu w ciągu jednej doby mamy zawsze tyle samo i raczej nie powinno się to zmienić… korekta szybkości obracania się Ziemi raczej nie wchodzi w grę. No chyba, że do akcji wejdzie Chuck Norris, który jak wszyscy wiemy, z naszą planetą potrafi wyczyniać cuda. 

Zakładając jednak, że gwiazda Teksasu nie będzie nam w stanie pomóc, możemy spróbować wrócić do pomysłu starożytnych Egipcjan, który później, w latach 30-tych XX wieku próbowała wskrzesić Rosja – miał on polegać na przedłużeniu tygodnia do 10 dni… Ale znowu, coś mi się wydaje, że taka zmiana nie byłaby zbyt popularna, a ten, kto próbowałby ją przeforsować skończyłby pewnie pogłębiając Rów Mariański, aby schronić się przed rozgniewanym na niego tłumem. Z jednej strony, mając w głowie tę nieubłaganą klepsydrę (spokojnie, chodzi mi tutaj o znane już 1500 lat p.n.e. urządzenie odmierzające czas) oraz z drugiej strony, mając ciągle narastającą ilość obowiązków, pomysłów, projektów i zadań każdego dnia, pojawia się pytanie… a właściwie to dwa pytania… Po pierwsze, kto zna numer telefonu do Chucka Norrisa? A po drugie… co robić, gdyby Strażnik nie był w stanie nam pomóc?

I na to drugie pytanie teraz odpowiem przekazując kilka cennych rad, które pomagają mi w codziennej pracy i sprawiają, że mimo niewielkich zasobów, potrafimy tworzyć złożone projekty wzbudzające zachwyt wśród zgromadzonej gawiedzi.

Czego tak naprawdę chcesz dokonać? Ustal cel, wizję, marzenie

Zanim zaczniemy zastanawiać się jak radzić sobie z zadaniami, musimy wiedzieć po co pracujemy, w jakim celu siadamy przed komputerem, odpalamy maszynę lub wyruszamy w podróż na spotkanie. Miej więc konkretny cel, wizję (ja uwielbiam termin „marzenie”) do którego zmierzasz. Mając wyznaczony kierunek, w którym się poruszasz, będzie można wybrać te zadania, które pomagają Ci ten cel osiągnąć.

Hierarchia zadań – co jest najważniejsze?

Wiesz co chcesz zrobić, więc teraz skup się na tylko tych zadaniach, które pozwalają Ci ten cel osiągnąć. Ta grupa zadań jest najważniejsza i to na nich właśnie powinieneś się koncentrować zawsze, gdy zaczynasz swoją pracę. Tutaj od razu uwaga – skrzynka mailowa NIE należy do tej grupy! Skrzynkę mailową powinno się używać tylko do tego, aby pomagać swoim najważniejszym zadaniom wysyłając, lub odbierając wiadomości, które ich dotyczą. Wszelkie inne wiadomości są na tym etapie zupełnie nieistotne i NIE WOLNO ich teraz czytać, NIE WOLNO ich odbierać, NIE WOLNO się nimi zajmować.

Miej procedury dla powtarzających się czynności i zadań

O co chodzi? Świetny przykład to cotygodniowe zakupy. Jest to powtarzający się projekt, który składa się z drobnych czynności – kupić mleko, kupić szynkę, kupić Braveran gdyby “konar nie chciał zapłonąć” (choć to może kiepski przykład) i tak dalej. Zabierając się do tego tematu, można za każdym razem wymyślać nową listę, zastanawiać się co trzeba kupić, a czego kupować nie trzeba lub skopiować już istniejącą i zapisaną listę, by w ciągu kilkunastu sekund być gotowym na shopping. W podobny sposób podejdź do swoich powtarzających się tematów/projektów. Stwórz procedury, które będziesz uruchamiał w razie potrzeby. Houston! Mamy problem!… Nie ma sprawy. Mamy na to gotową procedurę.

Pozwalaj, aby procedury się zmieniały

Każda procedura powinna posiadać na końcu jedno pytanie – czy można tą procedurę jakoś ulepszyć? Mając tak postawione zadanie, będziesz mógł ciągle ulepszać i udoskonalać istniejące procedury, aby w przyszłości zadania wykonywać lepiej i szybciej. To bardzo ważne!

Nie pamiętaj i automatyzuj

To wiąże się częściowo z wcześniejszym punktem. Kiedy istnieją zadania, które trzeba wykonywać np. co tydzień, co miesiąc lub co rok (np. wysyłka newslettera co tydzień lub przygotowania do kampanii marketingowej z okazji Walentynek… przy okazji, muszę powiedzieć, że uwielbiam Walentynki. Jakież to przydatne święto, które wszystkim przypomina, że 14 lutego można być dla kogoś życzliwym… bo reszta roku to… no wiecie) wtedy warto aby COŚ przypominało mi o tych projektach z odpowiednim wyprzedzeniem dającym czas na przygotowanie. Jak wykorzystuję do tego Google Calendar, który wysyła do mnie automatycznie maile wtedy, gdy zbliża się ważny, powtarzający się projekt.

Wyrabiaj nawyk zapisywania… znowu… NIE zapamiętywania

Każda kreatywna istota posiada ten problem, że wpada na ciekawy pomysł, na ideę, która warta jest tego, aby od razu zacząć ją wprowadzać w życie. Problem w tym, że zajmujesz się już kilkoma projekami i kolejny nie jest już wskazany. Korci Cię jednak i spać nie daje myśl, że Twój epokowy pomysł zniknie gdzieś za chwilę, przysypany kolejnymi, równie genialnymi (bo przecież… że jest to lśnienie geniuszu, nie powinno być dla nikogo wątpliwym) pomysłami. Aby więc ulżyć swojej utrapionej duszy i równocześnie mieć poczucie tego, że powstała w naszej głowie idea nie zniknie… zapisz ją a następnie od czasu do czasu wracaj w miejsce, gdzie utrwalone zostały te wszystkie ponadczasowe pomysły. Korzystaj też z tego miejsca w chwili, gdy szukasz natchnienia, lub gdy masz wolne “moce przerobowe” i możesz ruszyć z czymś nowym. Ja do tego celu (do zapisywania swoich pomysłów) używam darmowej wersji aplikacji Evernote.

Podziel dzień pracy na kawałki

Jeżeli znasz Metodę Pomodoro, łatwiej zrozumiesz o co tu chodzi. Aby więc bardziej efektywnie zarządzać swoimi zadaniami spróbuj podzielić swoj dzień pracy na części i w każdej z nich zajmuj się tylko jednym projektem, nie jednym zadaniem, ale jednym projektem. Dla przykładu – ustawiam w telefonie timer na 90 minut i w tym czasie moje 100 proc. uwagi poświęcam na projekt planowania kampanii marketingowej z okazji Walentynek (bo jak już powiedziałem… kocham to święto). Po tym czasie kończę pracę nad tym projektem w dniu dzisiejszym i biorę się za kolejny i kolejny. Na samym końcu dopiero, kiedy została mi godzina pracy, zajmuję się tym co najmniej istotne, ale tym co wykonać muszę – np. oddzwanianie nieodebranych telefonów, skrzynka mailowa. Spróbuj tej metody i przez wyznaczony kawałek czasu, nie odbieraj maili, nie czytaj Facebooka, nie chodź na kawę – tylko projekt. Efekty są niesamowite.

Grupuj zadania

To chyba nie wymaga większego komentarza. Jeżeli posiadasz zadania, które nie są związane z pojedynczym projektem (który w naturalny sposób grupuje je pod jednym szyldem) rób to w sposób manualny. Np. jeżeli we wtorek , środę , czwartek masz spotkania… przesuń je wszystkie na środę. Jeżeli jedziesz do sklepu zrobić zakupy, wyślij też listy, odbierz wypraną koszulę i kup żonie kwiaty na walentynki (mówiłem… uwielbiam). Grupuj zadania, a zaoszczędzisz mnóstwo czasu

Less is more

Nie łap wszystkich srók za ogon. Skup się na kilku ważnych projektach, tych, które pchają twój wózek w wyznaczonym przez Ciebie kierunku. Ja mam zawsze tylko 3 takie projekty + 3 kolejne , które realizujemy razem z naszymi partnerami (ale o tym już teraz mówił nie będę). Następne trafiają do “produkcji” tylko wtedy, gdy któryś wcześniejszy jest zamykany. Twórz jednocześnie mniejszą ilość elementów, skupiając na nich większą część swoich zasobów. Wbrew pozorom zadania, projekty, tematy będą realizowane szybciej i bez błędów.

Roboty nie przerobisz

Zawsze znajdziesz coś, co trzeba zrobić. Jeżeli ty tego nie znajdziesz, to znajdą to za ciebie inni – to pierwsza prawda. Druga jest taka, że zawsze tych czynności będzie dużo, dużo więcej niż można by zagospodarować w ciągu jednej doby. Pamiętaj więc o tym i nie denerwuj się gdy czasami dzień jest gorszy, gdy coś posuwa się wolniej niż planowałeś. Pamiętaj też, że lepiej zrobić coś wolniej, ale dobrze, niż szybciej, ale później ciągle naprawiać i poprawiać.

Mam nadzieję, że wspomniane wyżej porady będą dla Ciebie przydatne. Jest ich oczywiście wiele więcej… ale mam numer telefonu do Chucka Norrisa, wiec kto by się przejmował. Chuck wszystko naprawi.