Czy wiesz, że wystarczy poświęcić 2 godziny dziennie, aby osiągnąć satysfakcjonujące efekty w pracy? Jednocześnie jeśli na wykonanie jakiegoś projektu masz cały dzień, to właśnie tyle czasu Ci on zajmie. Jeśli natomiast w ciągu pracy rozproszy Cię dzwoniący telefon, zmarnujesz kilka minut na odzyskanie koncentracji i powrót do przerwanej czynności. To tylko niektóre z mechanizmów pojawiających się w trakcie codziennej pracy. Jeśli chcesz wiedzieć, jak wykorzystać je do zwiększenia swojej skuteczności w zarządzaniu sobą w czasie, odpowiedź znajdziesz poniżej.
Poznaj 6 mechanizmów, które pokazują, jak gospodarujemy swoim czasem w trakcie pracy. Ich znajomość pomoże Ci w lepszym organizowaniu swojego dnia, a w efekcie – osiągnąć lepsze wyniki swojej pracy.
1. Po pojawieniu się dystraktora powrót do wcześniejszego poziomu wydajności wymaga czasu
Aby skutecznie i szybko wykonać określone zadanie, konieczny jest odpowiedni poziom skupienia. Każdy pojawiający się rozpraszacz (np. powiadomienie w telefonie lub pytanie od współpracownika) może wydłużyć czas wykonywania powierzonego nam obowiązku. Mówi o tym tzw. efekt piły, czyli zjawisko spadku wydajności po wystąpieniu jakiegoś zakłócenia. Szacuje się, że straty wydajności, spowodowane powrotem do wykonywania zadania i koniecznością skupienia uwagi sięgają nawet 30%.
Co możesz zrobić? Najlepiej wyeliminuj wszystkie dystraktory. Poinformuj znajomych lub współpracowników, że do określonej godziny pracujesz i nie chcesz, żeby Ci przerywano. Wyłącz też powiadomienia w telefonie, wyloguj się z Facebooka i innych mediów społecznościowych.
2. Na wykonanie zadania poświęcamy cały dostępny czas
Przypominasz sobie sytuacje ze szkoły lub pracy, kiedy na wykonanie zadania miałeś aż tydzień. Kiedy zacząłeś działać? Najprawdopodobniej myślałeś o tym zadaniu przez cały tydzień, ale zająłeś się nim dzień przed ostatecznym terminem oddania materiałów. Nic w tym dziwnego – według prawa Parkinsona wykonywana przez nas praca rozciąga się tak, aby wypełnić cały dostępny czas na jej ukończenie.
Co możesz zrobić? Prawo Parkinsona może działać również odwrotnie. Jeśli narzucisz sobie krótsze ramy czasowe na wykonanie zadania (zamiast tygodnia zaplanujesz, że zrobisz jakieś zadanie w 2 dni), to istnieje ogromna szansa, że właśnie tyle czasu zajmie Ci jego realizacja. W trakcie pracy skupisz się również na najważniejszych elementach projektu i wyeliminujesz dystraktory.
3. Jakościowa praca przynosi lepsze efekty niż wielogodzinna praca
Na pewno słyszałeś o powszechnie znanym przekonaniu, że duży nakład pracy gwarantuje wysokie zyski. To myślenie nie zawsze jednak przynosi najlepsze rezultaty. Według zasady Pareta wystarczy swoje wysiłki włożyć jedynie w 20% najważniejszych projektów, aby osiągnąć aż 80% rezultatów. Łatwo zauważyć, że aby osiągnąć sukces, większe znaczenie ma jakość wykonywanej pracy, a nie jej ilość.
Co możesz zrobić? Na początku każdego miesiąca, tygodnia lub dnia przejrzyj wszystkie zaplanowane na dany okres obowiązki i wybierz z nich te, które są najważniejsze i przyniosą największe korzyści. Właśnie im poświęć najwięcej czasu i energii.
4. Wystarczą niecałe 2 godziny, aby wykonać najważniejsze zadanie danego dnia
Na podstawie zasady Pareta powstała reguła 96, która konkretyzuje, ile czasu w ciągu 8-godzinnego dnia pracy powinniśmy poświęcić na realizację najważniejszego projektu. To dokładnie 96 minut nieprzerwanej pracy – bez rozpraszania uwagi innymi czynnościami np. sprawdzaniem skrzynki pocztowej czy odbieraniem telefonów.
Co możesz zrobić? Jeśli danego dnia musisz zająć się bardzo ważnym zadaniem, zaplanuj niecałe 2 godziny na jego wykonanie. Najlepiej rano, kiedy będziesz miał pewność, że nie zdekoncentrują Cię inne obowiązki lub spotkania.
5. Najbardziej wydajni jesteśmy rano i późnym popołudniem
Wydajność dobowa to wahania energii i poziomu skupienia, jakie pojawiają się w ciągu dnia u każdego człowieka. Te zmiany najlepiej obrazuje krzywa wydajności. Według rozkładu najbardziej wydajni jesteśmy przed południem, czyli między 8:00 a 11:00, następnie poziom energii spada, aby ponownie wzrosnąć późnym popołudniem, najczęściej po 15:00. Godziny te są jednak umowne, ponieważ każdy z nas jest inny i warto obserwować własny organizm, by dopasować krzywą wydajności do siebie.
Co możesz zrobić? Najważniejsze zadania wykonuj z samego rana – wtedy Twój poziom skupienia, energii i motywacji jest największy. W środku dnia zajmij się codziennymi obowiązkami wymagającymi mniejszego zaangażowania. 2 godziny przed końcem pracy wróć, jeśli to konieczne, do najważniejszych zadań lub zaplanuj prace na kolejny dzień.
6. Planowanie dnia co do minuty nigdy się nie sprawdza
Zagospodarowanie całego dostępnego w ciągu dnia czasu nie sprzyja efektywnemu działaniu. Dzieje się tak dlatego, że nieważne, jak dobrze zaplanujesz działania, zawsze może pojawić się jakieś nieprzewidziane zadanie, niezapowiedziani goście lub coś, co wcześniej umknęło Twojej uwadze. Uwzględnia to reguła planowania czasu 60:40, według której powinniśmy przeznaczyć jedynie 60% dostępnego czasu na zaplanowane czynności. Pozostałe 40% stanowią wszystkie nieoczekiwane lub spontaniczne działania.
Co możesz zrobić? Podczas planowania zadań na dany tydzień oszacuj, ile czasu potrzebujesz na realizację poszczególnych zadań i rozłóż je na dostępne dni pracy. Pamiętaj, jeśli pracujesz 8 godzin, to według reguły 60:40 do dyspozycji masz niecałe 5 godzin, które możesz wykorzystać na zaplanowane czynności.
Jeśli chcesz lepiej zarządzać sobą w czasie i efektywniej wykonywać swoje obowiązki, sprawdź przygotowaną przez HRS infografikę „Ty kontra czas. 6 technik zarządzania sobą w czasie”. Znajdziesz ją tutaj.
